Guida alla fatturazione elettronica per le non profit

Anche le associazioni che emettono fattura, con alcune eccezioni, sono tenute ad emettere la fattura elettronica, introdotta dal 1° gennaio 2019. Di seguito un riepilogo delle informazioni più importanti.

Cos'è la fattura elettronica

La fatturazione elettronica è una fattura redatta utilizzando un PC, un tablet o uno smartphone e predisposta tramite uno specifico software in un formato ben definito (XML), in base alle specifiche dell’Agenzia delle Entrate. Non si può più compilare una fattura a mano e nemmeno al computer con programmi come Word o Excel.

Emissione e conservazione delle fatture

La fattura elettronica va emessa entro massimo 10 giorni dall’effettuazione dell’operazione a fini IVA. Tutte le fatture vanno spedite/ricevute attraverso il Sistema Di Interscambio (SDI) gestito dall’Agenzia delle Entrate, che effettua in automatico alcuni tipi di controllo dei dati fiscali contenuti nelle fatture. I fornitori possono anche consegnare o spedire una copia cartacea della fattura o spedire la fattura in formato digitale (es. via e-mail), ma questa non ha alcun valore dal punto di vista fiscale.

Tutte le fatture emesse e ricevute in modo elettronico dovranno essere conservate in appositi archivi per 10 anni e anche questi archivi dovranno rispondere a determinati requisiti.

Quali associazioni sono coinvolte

Rientrano nell’obbligo di emissione di fattura elettronica tutte le associazioni che, svolgendo un’attività commerciale, sono in possesso di Partita Iva ed emettono fattura, ad eccezione delle associazioni che aderiscono al regime agevolato previsto dalla Legge 398/1991.

Sono invece esonerati dall’emissione della fattura elettronica i soggetti fiscali che rientrano nel cosiddetto “regime di vantaggio” e nel “regime forfettario”, che in ogni caso riceveranno dai propri fornitori fatture di tipo elettronico.

L’obbligo di fatturazione elettronica verso la Pubblica Amministrazione, in vigore dal 31/03/2015, rimane invariato. Tale obbligo non riguarda invece le associazioni senza Partita Iva che operano in regime di convenzione o comunque in base ad un rapporto che non prevede un rapporto di scambio e che emettono pertanto una nota di debito in forma cartacea.

In ogni caso, tutte le associazioni sono tenute ad adeguarsi, se destinatarie di fatture emesse dai propri fornitori, comunicando al Sistema di Interscambio o ai propri fornitori il proprio “Codice destinatario” o l’indirizzo di Posta elettronica certificata (PEC).

Associazioni senza partita Iva e che non svolgono attività commerciale

L’associazione senza codice fiscale può decidere di ricevere le fatture elettroniche secondo la procedura ordinaria, la stessa utilizzata dai soggetti passivi IVA (vedi voce successiva), oppure può scegliere la procedura più semplice, la stessa che utilizzano i consumatori finali.

In questo caso, le associazioni possono continuare a ricevere le fatture in formato cartaceo. Il fornitore che effettua un’operazione nei confronti di un’associazione priva di Partita Iva non dovrà compilare sulla fattura elettronica i campi “IdFiscaleIVa” ma solo il campo “Codice Fiscale” del cliente. Nel campo “Codice destinatario” il fornitore indicherà il codice convenzionale “0000000” (sette volte zero). In questo modo il Sistema Di Interscambio si comporta come se il destinatario della fattura fosse un consumatore finale e pertanto recapita la fattura elettronica al cliente ,mettendola a disposizione nella sua area riservata sul portale dell’Agenzia delle Entrate rendendo disponibile al fornitore, contemporaneamente, nella sua area riservata, un duplicato informatico del documento.

Le associazioni in possesso di un indirizzo PEC – Posta Elettronica Certificata – possono farsi recapitare le fatture elettroniche attraverso questa modalità, comunicando il loro indirizzo PEC al fornitore o al Sistema di Interscambio. Il fornitore, al momento dell’emissione della fattura, indicherà nel campo del codice destinatario il numero “0000000” (sette volte zero), nelle informazioni di carattere anagrafico il codice fiscale dell’associazione e nel campo PEC l’indirizzo dell’associazione. La procedura renderà automaticamente disponibile la fattura elettronica in un’area riservata del sito dell’Agenzia delle Entrate a cui si potrà accedere mediante registrazione e identificazione.

L’associazione può anche optare per la ricezione diretta delle fatture elettroniche nell’area riservata dell’Agenzia delle Entrate procedendo, nella pratica, nel modo seguente:
- se il Rappresentante legale non ne è già in possesso, dovrà autenticarsi ai servizi telematici dell’Agenzia (Fisconline) oppure al sistema pubblico di identità digitale (SPID). Quest’ultimo sistema di accreditamento permette di accedere a tutti i servizi online della Pubblica Amministrazione con un'unica Identità Digitale (username e password) utilizzabile da computer, tablet e smartphone. Esistono diversi Identity Provider che forniscono lo SPID, in alcuni casi gratuitamente in altri a pagamento, con livelli diversi di sicurezza e utilizzabili in zone geografiche più o meno ampie (Italia, Europa, mondo), come illustrato nel sito www.spid.gov.it/richiedi-spid
- una volta ottenute le proprie credenziali, il Presidente dell’Associazione chiederà l’iscrizione dell’Associazione e le relative credenziali di accesso. Se il Presidente si reca invece presso le sedi provinciali dell’Agenzia delle Entrate e compila un apposito modulo potrà essere saltato il passaggio di richiesta delle credenziali del rappresentante legale e si potranno ottenere direttamente le credenziali dell’associazione;
- a questo punto il Presidente dell’associazione potrà accedere al portale “Fatture e Corrispettivi”, comunicare l’indirizzo PEC dell’associazione e, sempre da quest’area riservata, scaricare le fatture elettroniche.

Sia nel caso in cui l’associazione riceva le fatture elettroniche tramite PEC, sia nel caso in cui l’associazione reperisca le fatture nell’area riservata del sito dell’Agenzia delle Entrate sarà necessario un software o altro sistema per la conversione del file dal formato XLM ad un formato leggibile. Infine, l’associazione può ricevere le fatture su un software specifico direttamente o tramite un intermediario abilitato.

Se preferisce, l’Associazione può appoggiarsi ad uno studio professionale (commercialista) per la gestione di questi passaggi oppure operare nell’ambito della piattaforma alla quale si appoggia lo studio ottenendo da questo il proprio codice univoco per consultare e scaricare le fatture elettroniche. Il costo del servizio dipenderà ovviamente dai singoli servizi richiesti allo studio.

Associazioni con partita Iva e che svolgono attività commerciale

Contenuto della fattura elettronica
Per quanto riguarda i dati obbligatori ai fini fiscali, la fattura ordinaria deve contenere i seguenti dati:
- data di emissione;
- numero progressivo;
- dati del cedente o prestatore (fornitore);
- dati del cessionario o committente (cliente).
- natura, qualità e quantità dei beni e servizi oggetto dell’operazione;
- corrispettivo e altri dati necessari alla determinazione della base imponibile;
- aliquota IVA;
- ammontare imponibile;
- ammontare dell’imposta;
- le specifiche indicazioni previste in caso di cessione intracomunitaria di mezzi di trasporto nuovi;
- eventuale indicazione che la fattura è emessa da un terzo per conto del cedente o prestatore.

In caso di fattura semplificata (art. 21 bis del DPR 633/72), è sufficiente che fra i dati del cessionario o committente sia indicata la partita IVA ovvero il codice fiscale di quest’ultimo.

Per quanto riguarda invece i dati obbligatori per la trasmissione sul SDI, nel file fattura è necessario riportare le ulteriori informazioni obbligatorie previste dal provvedimento n. 89757 del 30 aprile 2018 dell'Agenzia delle Entrate. Fra queste, ad esempio:
- il tipo di documento emesso (distinguendo tra fattura, parcella, autofattura, acconto o anticipo su fattura o parcella, nota di credito o nota di debito);
- il regime fiscale applicato dal cedente o prestatore (es. regime ordinario, regime forfetario, regime dell’editoria, IVA per cassa, ecc.);
- l’eventuale applicazione della ritenuta, dell’imposta di bollo e della cassa previdenziale;
- i dati del documento di trasporto emesso in caso di fatturazione differita;
- la natura dell’operazione quando l’imposta non sia indicata in fattura (operazione esclusa, esente, non imponibile, ecc.);
- l’identificativo fiscale del soggetto trasmittente;
- il numero progressivo attribuito dal soggetto trasmittente al file per l’invio al Sistema di Interscambio.

Predisposizione della fattura elettronica
La fattura elettronica può essere emessa attraverso il servizio gratuito dell’Agenzia delle Entrate oppure attraverso software specifici. I servizi gratuiti per l’emissione della fattura elettronica consistono in:
- una procedura web disponibile sul sito dell’Agenzia delle Entrate (accessibile con le credenziali Entratel/Fisconline, Carta Nazionale Servizi e SPID);
- un’applicazione per dispositivi mobili (accessibile mediante le credenziali Entratel/Fisconline);
- un software specifico rilasciato dall’Agenzia delle Entrate e installabile su PC.

Trasmissione della fattura elettronica
La fattura elettronica va trasmessa e ricevuta, direttamente dal soggetto obbligato o tramite un intermediario, mediante il Sistema di Interscambio (SdI)
Il soggetto trasmittente invia il documento elettronico al SdI mediante:
    • i servizi informatici messi a disposizione dall’Agenzia delle Entrate (procedura web e “app” utilizzabili anche per la predisposizione del file fattura);
    • la posta elettronica certificata (PEC);
    • gli specifici canali di colloquio con il Sistema di Interscambio, ossia un sistema di cooperazione applicativa su rete Internet con servizio esposto tramite modello web service oppure un sistema di trasmissione dati tra terminali remoti basato su protocollo FTP. Attraverso questa tipologia di canali viene rilasciato il codice destinatario (un codice di 7 cifre);
Il Sistema di interscambio recapita la fattura al destinatario, che può riceverla dotandosi a sua volta di un apposito canale di ricezione o acquisendola su un’apposita area autenticata del sito dell’Agenzia delle Entrate.

Recapito della fattura
La fattura elettronica trasmessa al Sistema di Interscambio viene successivamente recapitata dal sistema medesimo al destinatario indicato sul documento, direttamente o tramite un intermediario. Il recapito avviene secondo modalità differenti a seconda del canale di ricezione attivato dal destinatario.

Il destinatario della fattura può ricevere il documento elettronico mediante:
- un sistema di posta elettronica certificata (PEC);
- uno degli specifici canali di colloquio con il Sistema di Interscambio, preventivamente accreditato, ossia:
    • un sistema di cooperazione applicativa su rete Internet con servizio esposto tramite modello web service;
    • un sistema di trasmissione dati tra terminali remoti basato su protocollo FTP.

Nel primo caso, se il cessionario o committente comunica l’indirizzo PEC al cedente o prestatore, questi (o il relativo intermediario) indica nel campo “codice destinatario” della fattura il codice convenzionale “0000000” e nel campo “PEC Destinatario” l’indirizzo PEC.
Nel secondo caso, se il cessionario o committente comunica il codice di 7 cifre al cedente o prestatore, questi (o il relativo intermediario) inserisce tale codice nel campo “codice destinatario” della fattura senza compilare il campo “PEC Destinatario”.

Registrazione dell’indirizzo telematico
I soggetti passivi IVA possono comunicare all’Agenzia delle Entrate l’indirizzo telematico (indirizzo PEC o codice destinatario) presso il quale intendono ricevere le fatture elettroniche, registrando tale indirizzo mediante un apposito servizio. L’operazione può essere effettuata direttamente dal soggetto passivo IVA oppure da un intermediario.

In caso di registrazione, le fatture saranno sempre recapitate all’indirizzo pre-registrato, indipendentemente dal valore indicato dal soggetto trasmittente nel campo “codice destinatario” o “PEC Destinatario” nella fattura, tranne nei casi di mancato recapito per cause tecniche.

Nei casi in cui i canali di recapito sopra indicati non siano disponibili per cause tecniche non imputabili al SdI (ad esempio, se la casella di posta elettronica certificata è piena o non attiva oppure il canale telematico non è attivo):
- la fattura viene messa a disposizione del cliente in un’apposita area riservata del sito web dell’Agenzia delle Entrate;
- il SdI comunica tale informazione al soggetto trasmittente;
- il fornitore dà comunicazione tempestiva della disponibilità della fattura al cliente (anche mediante la consegna di una copia informatica o analogica del documento);
- il SdI mette a disposizione del fornitore un duplicato informatico della fattura elettronica nell’area riservata a quest’ultimo.

La fattura viene resa disponibile con le medesime modalità anche nell’ipotesi in cui il cliente, pur avendo attivato un canale telematico di ricezione, non abbia comunicato il relativo indirizzo al fornitore.

Fatture verso privati consumatori
Se la fattura viene emessa nei confronti di privati consumatori, ossia nei confronti di soggetti che non hanno attivato né una PEC, né uno degli altri canali telematici per la ricezione delle fatture, nel campo “codice destinatario” va indicato il codice convenzionale “0000000” e fra i dati del cliente non è riportato un numero di partita IVA, ma esclusivamente il codice fiscale del destinatario.

Il SdI, di conseguenza, mette a disposizione:
- la fattura elettronica sul sito web dell’Agenzia delle Entrate, nell’area riservata al soggetto ricevente;
- un duplicato informatico della fattura elettronica nell’area riservata del fornitore.

In caso di operazioni verso privati consumatori sussiste comunque l’obbligo, per il fornitore, di consegnare direttamente al cliente finale una copia informatica o analogica della fattura.
Contestualmente, il fornitore comunica che il documento elettronico è messo a disposizione dal SdI nell’area riservata.

Consultazione delle fatture
L’Agenzia delle Entrate rende disponibile gratuitamente un servizio di ricerca, consultazione e acquisizione delle fatture elettroniche emesse e ricevute attraverso il SdI all’interno di un’area riservata del proprio sito.

Le fatture e i relativi duplicati informatici saranno disponibili fino al 31 dicembre dell’anno successivo a quello di ricezione da parte del SdI e accessibili (mediante le credenziali Entratel/Fisconline, Carta Nazionale Servizi e SPID) da parte dei soggetti passivi IVA ovvero degli intermediari abilitati ex art. 3 co. 3 del DPR 322/98, appositamente delegati dai soggetti passivi.

Conservazione delle fatture
Le fatture elettroniche devono essere conservate in modalità elettronica. I soggetti passivi IVA potranno usufruire di un servizio di conservazione elettronica delle fatture, previa adesione ad un apposito accordo di servizio pubblicato nell’area riservata del sito web dell’Agenzia delle Entrate. mIl servizio garantisce la conservazione elettronica per le fatture e le note di variazione emesse e ricevute attraverso il SdI.

 

Fonti:
- Guida "La fatturazione elettronica e i servizi gratuiti dell'Agenzia delle Entrate" (formato .pdf)
- CSVnet Lombardia, Gli Enti del Terzo Settore e la fatturazione elettronica (formato .pdf)